創意市集 出版

達人的經驗談

分享者：拆組達人
主題：用Google日曆畫進度甘特圖

許多和專案管理工作有關的人都會接觸到甘特圖，但大多數人的需求只是要將工作項目作一個排序與管制，相信這些人和拆組達人一樣有個大困擾，就是找不到簡單好用的甘特圖繪製軟體。

常見的甘特圖軟體，不是程式設定太過複雜，就是在排版輸出上不好調整，幸好拆組達人平日工作上所需求的工期進度表比較簡單。

在個人資訊管理（PIM）的範疇中，「行事曆」可以說是不可或缺的一環，像是排定會議時間、或是與其他人相約面會，透過行事曆來管理，可以讓我們免去不了因為忘記重要約會而影響工作的麻煩。

不過有的時候，行事曆上的工作排程，除了提醒自己，也需要通知其他有關的人，這時候在排定約會的同時，最好也要透過e-Mail來發佈邀請，來同步確認其他人的時間。

過去在進行約會邀請時，我們都得透過Google日曆，設定好事件之後，再輸入要聯繫的e-Mail清單，不過在後來改版的新版GMail中，就直接內建了「插入邀請資訊」的功能，透過這個功能，我們可以直接在GMail中設定好要邀請其他人確認的相關資訊，包括活動主旨、時間、地點與說明。

當然，這個功能也同時可以整合到Google日曆中，甚至還支援了自訂日曆分類的功能，使用上更為便利。

★關鍵一

相信大家都有不小心「寄錯信」的經驗，不是忘了寫一些事項，就是弄錯附加檔案…。

總之，一但信寄出就像潑出去的水收不回來，這在一般的連絡事項還好，像是拆組達人某些內部文件，一但不小心弄錯寄出，造成的麻煩可不小。

先前就有曾將「裝修成本評估表」錯當成「裝修報價單」寄給客戶，幸好當時有開啟Google Gmail「取消傳送」的功能，幸運逃過這一劫，下面將為大家說明開啟「取消傳送」的方式。

★關鍵一
進入「研究室」，在下方找到「取消傳送」的研究室功能，點選「啟用」。記得拉到最下方儲存變更。  

達人的經驗談
分享者：海芋、esor
標題：把常態郵件自動封存

利用「自動篩選」功能，讓一些常態性郵件可以直接封存到專屬標籤資料夾，封存的意思就是讓這些郵件一開始就不會出現在收件匣中，於是你可以在不受常態性郵件干擾的情況下，更專心也更快速的處理收件匣中那些更重要的郵件。

上篇提到的「智慧標籤」是方法之一，而有時候我們還必須自己手動建立篩選，並且加上封存的功能，下面就把這個步驟完整介紹一次。

本書特色
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達人的經驗談
分享者：海芋、esor
標題：智慧標籤分類郵件

在電子郵件信箱中，難免充斥了電子帳單以及各式各樣的訂閱通知，如臉書的朋友回應通知、電子報、網站的RSS等，如果通通將這些郵件塞在收件匣，很容易造成電子郵件過量，進而影響到工作效率。

在Gmail 研究室中，提供了「智慧標籤」這個功能，可以將郵件自動歸類為「論壇」、「社交動態」、「通知」、「最新消息」，重要的郵件會自動分類在「通知」這個標籤底下，社群網站所發出的郵件則自動分類至「社交動態」，至於電子報等則是自動分類到「最新消息」去。

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分享者：海芋、esor
標題：使用巢狀標籤來分類郵件

有別於其它的信箱都是使用資料夾的分類方式，Gmail 最特別的地方，就是使用標籤來做為分類郵件的方式，用戶可以把電子郵件分類到許多不同的標籤底下，並且從不同的郵件標籤來快速尋找郵件的記錄。

但如果同質性的標籤太多，反而會花許多時間在尋找標籤上，並且影響尋找郵件的時間。

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