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達人的經驗談

分享者:拆組達人
主題:用Google日曆畫進度甘特圖

許多和專案管理工作有關的人都會接觸到甘特圖,但大多數人的需求只是要將工作項目作一個排序與管制,相信這些人和拆組達人一樣有個大困擾,就是找不到簡單好用的甘特圖繪製軟體。

常見的甘特圖軟體,不是程式設定太過複雜,就是在排版輸出上不好調整,幸好拆組達人平日工作上所需求的工期進度表比較簡單。

而Google 日曆設定活動後是以桿狀方式顯示,甘特圖又稱為桿狀圖,因此拆組達人想到可以藉由Google 日曆的行事曆功能,達成甘特圖「類似概念」的任務排程與管制的效果!

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在個人資訊管理(PIM)的範疇中,「行事曆」可以說是不可或缺的一環,像是排定會議時間、或是與其他人相約面會,透過行事曆來管理,可以讓我們免去不了因為忘記重要約會而影響工作的麻煩。

不過有的時候,行事曆上的工作排程,除了提醒自己,也需要通知其他有關的人,這時候在排定約會的同時,最好也要透過e-Mail來發佈邀請,來同步確認其他人的時間。

過去在進行約會邀請時,我們都得透過Google日曆,設定好事件之後,再輸入要聯繫的e-Mail清單,不過在後來改版的新版GMail中,就直接內建了「插入邀請資訊」的功能,透過這個功能,我們可以直接在GMail中設定好要邀請其他人確認的相關資訊,包括活動主旨、時間、地點與說明。

當然,這個功能也同時可以整合到Google日曆中,甚至還支援了自訂日曆分類的功能,使用上更為便利。

★關鍵一
在GMail的新增郵件功能中,我們可以在「附加檔案」的欄位旁,找到「插入:邀請」的按鈕,讓我們直接開啟「約會邀請」的功能。000001-1  

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相信大家都有不小心「寄錯信」的經驗,不是忘了寫一些事項,就是弄錯附加檔案…。

總之,一但信寄出就像潑出去的水收不回來,這在一般的連絡事項還好,像是拆組達人某些內部文件,一但不小心弄錯寄出,造成的麻煩可不小。

先前就有曾將「裝修成本評估表」錯當成「裝修報價單」寄給客戶,幸好當時有開啟Google Gmail「取消傳送」的功能,幸運逃過這一劫,下面將為大家說明開啟「取消傳送」的方式。

★關鍵一
進入「研究室」,在下方找到「取消傳送」的研究室功能,點選「啟用」。記得拉到最下方儲存變更。00001-1  

★關鍵二

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