★節省時間有一定限度
在思考如何「減少時間的浪費，將其轉變為有價值的時間」這個主題時，數位化與類比的問題是不可忽視的。
而我們再三強調過，以數位化(IT化)為武器、主導了各種工作術的美式新自由主義，它的核心關鍵字是：速度、效率、省時，並因此成為菁英階層推崇的時間管理術。
這個理論確實提到很多種要的時間管理要素，但是也有兩個缺點存在。
第一，如果員工如果對自己的時間資產置之不理的話，一定會遭到公司的掠奪。而且時間的效率化也有其限度存在。
況且，如果工作太拼命的話，身體還會弄壞，所謂的「擁有自己的時間」或許到頭來也只是一場夢。要是出現可以「三分鐘完成相同工作」的優秀對手，那麼你說不定會就此落入失敗組。即使我們努力將完成工作的時間，縮短到兩分鐘、一分鐘……不斷擴大效率化的競爭，但是，只要我們沒把宮作丟給別人，再怎麼樣都度可能達到「零分鐘」完成的。
這種持續不斷的競爭，正如企業之間的價格割喉戰一樣，有其限度存在，然而，在有人表明「我認輸」之前，也說不定會成為永無止盡的生存戰。
而另一個與這種「地獄對抗賽」不同的手法，就是用附加價值來一決勝負。
舉例來說，假設現在有兩間拉麵店。如果雙方價格戰陷入泥沼，那麼要不就是一起虧損，要不就是其中一間拉麵店倒閉。與其陷入這種情況，倒不如採取「品質競爭」 手法，提升拉麵的美味程度，或者開發出吸引消費者的口味，以求得雙方的共存共榮，才算是好方法。
這才是高品質的經營手法，而花費在創造附加價值上的歲月，更是所謂的高品質時間。
由此看來，想要有所成長或競爭時，關鍵字或許是「類比力」。此時能夠幫助我們的方法，就是在IT社會形成之前的處理工作方式當中，找出可以「創造附加價值」的線索。
再從下面的三個例子來思考看看吧！
★報告‧聯絡‧商談以口頭的方式進行
網路出現之後，職場上的報告、聯絡與商談，都產生了很大的轉變。過去這一類的工作，都是部下與上司或員工們面對面或以電話溝通方式進行。而電子郵件雖然節省了許多手續和時間，卻也同時產生了副作用。
首先，最令人擔心的，就是職場或與合作廠商間的人際關係變得淡薄。發生問題的時候也一樣，以前大家會一起坐下來討論：「怎麼辦？」「用這個方法如何？」「那樣做不到。
」「不然就這麼作如何？」像這樣彼此確認著對方的表情，以期待的眼神關注是否有人能想出妙策，在場的大家，都是在同一個場所裡，共同擁有彼此的時間。
因此，強化兩著羈絆的例子所在多有。
可是，當我們變成只透過電子郵件作出請求或討論，情況變完全不一樣了。前述的交流的變成「Re:XXXX」的應酬，也看不見彼此臉上的表情及眼神。冷漠的用字遣詞經常引起爭執，有時反而會樹立新敵。要修復這些關係所要花費的時間，可能遠比使用電子郵件節省的時間還要多好出幾倍。
最糟的情況，恐怕是索賠事宜或出錯時的道歉，只用電子郵件表達，這麼做是一種恐怖的偷減料。的確，親自前往對方那邊可能得花上數小時到一整天，忍受斥責的時間也會讓人覺得很煩躁。但話雖如此，以電子郵件蒙混過去，卻是對對方的不敬。不管我們用的詞彙有多麼尊敬，都只會讓對方認為「你不喜歡被我罵，所以想用電子郵件搪塞。」反而更加憤怒，並且懷著不信任感。
因此，即使緊急處理時的第一回應是用電子郵件，找時間再另行拜訪，才是商業禮貌的正規行事。
★擅於親筆寫信的業務高手
很久以前，我曾經在某一本行銷學教科書上，讀到某個汽車銷售公司頂尖銷售員的故事。他平常話不多，也不擅長在很多人面前說話；儘管如此，他的汽車銷售量卻是全公司第一。
這其中的秘密，就是他採取了一種作戰方式——親筆寫內容貼心的信寄給自己的顧客。
不管是出了新款式的車、舉行宣傳活動，或者是汽車檢驗日期快到期的時候，他都會在介紹的傳單上寫上「您車子的情況如何呢？」之類的訊息。
他還會調查顧客卡上的生日，並且親自寫賀卡給對方。自己的署名或對方的名字當然是不用說了，連內文他也不是用電腦打字，而是直接用手寫。
這種花費功夫與時間的勤奮努力傳達到了客人心中，因此建立起了彼此的信賴關係，結果自然可想而知。
親筆寫信的最大效果，在於收到信的人會感激我們「竟然特地為了自己撥出時間」。還有另一個效用是，能給忙碌的對方一個好印象。在對對方親切的同時，也是自我推薦的絕佳時機。
雖然從書寫到信寄達很花時間，不過我認為，它是能帶來各種後續效果的高品質時間。
★磨鍊「旁白力」
在電腦全盛的現代，工作場合上的巨大轉變之一，或許是所謂的說明會或發表會等上台簡報的方式。
典型的作法，大多都是在講台中央的螢幕上，連續播放以PowerPoint(PPT)製作的說明、圖表或照片，而發表者則站在一隅，如旁白配合畫面進行說明。
以前上台發表或說明時，當然也常使用幻燈片之類的工具作為輔助，不過，主角還是站在舞台正中央的發表者；然而，在不知不覺間，發表者卻被降格成輔助角色的「幕後解說員」(活動時藏在舞台旁，負責廣播、進行說明的人)了。
況且，大家不覺得這種形式的簡報，不但很難讓人留下深刻印象，而且還常常學得很無聊嗎？我想最大的原因應該是，發表者想要完整的傳達出螢幕上所播放的畫面內容，所以準備得太過完美、仔細，導致原稿太過冗長(躲在旁邊念講稿)。
其中一種，是解說者從頭到尾都沒用自己的話來表達，內容非常無聊。
還有一種是毫無抑揚頓挫，平板無趣的低喃，像是自言自語般的說明。
把全副精神全放在畫面操作上，努力照本宣科的念著重要的講稿的例子，可說是屢見不鮮。根本不是發表者在操作簡報畫面，而是簡報畫面在操縱發表者，即使我們要這麼說也不過分。
想突破這種情況，有兩個方法可用：
其中一個方法，不依賴簡報或原稿，磨練自己獨創的說話藝術，讓聽者想要聆聽下去。相聲家的表演或政治家的演說，都把這一點發揮得淋漓盡致。可是，對一般人來說，這個方式稍嫌困難了些。
另一個方法，即使用了機械，也不妨深入研究最近漸漸引起熱潮的「旁白」技巧。
仔細想想，簡報與解說者的關係，其實與昭和初期無聲電影螢幕旁邊解說劇情的旁白很像。而那些專業的旁白，都確實具備下面的四種技巧：
第一，聲音宏亮、腔調有抑揚頓挫、適當地斷句、掌握住節奏等等，這些都是他們很注意的說話方式。
第二，雖然要忠實地說明故事內容，卻不忘隨時用自己的說法或吊胃口的方式來潤飾。
第三，即使手上有原稿或劇本，正式上場時也盡可能不去看它，而是看著觀眾說話，要讓自己在言談之間充滿自信。這是事前仔細做過功課、確實反覆練習過的人才能做到的技巧。
第四，在客人面前做一些具有效果的即興表演，擁有臨機應變的機智及服務精神。感受現場如「電影院(發表會場)」的LIVE氣氛，與觀眾融為一體，讓大家對自己的「待客之心」感到敬佩。
這就是將曾經風靡一時的「旁白魅力」，靈活運用在數位時代「成功的上台報告」上的方式。
把乍看之下的「讓人覺得多餘的時間」轉化為「有價值的時間」的鍊金術，其線索就像金礦一樣，正在我們周圍沉睡著。
本文出自：《不加班的高效能時間管理術》
作者：野村正樹
譯者：沈文訓
出版社：
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