【Google幫我做好的事】你是不是誤解了雲端工作？ @ 創意市集出版

我常常在許多講座的場合問底下的聽眾：「雲端是什麼？」
通常一定有人會開玩笑的回答說，就是一種虛無飄渺，你也不知道在哪裡的東西，然後很多企業喜歡拿出來打打高空。這時，台下會發出一陣笑聲，對於被講爛了的「雲端」概念，確實偶爾來一點嘲諷，會獲得共鳴。

但是我會在大家笑聲稍歇時，進一步追問：
「確實，雲端的概念被很多品牌拿出來打形象，但實際的內容看起來也不知道是不是雲端。
那麼，我們回到個人工作層面，你覺得對你的工作幫助來說，雲端是什麼？」
這時候會有認真的同學舉手回答：雲端就是可以儲存很多東西的地方。
這個答案也對，也錯。

如果把雲端只看做儲存，那麼就會產生很多人的疑惑：
「我為什麼不把檔案儲存在自己的硬碟就好，而非要儲存到雲端？」
「難道我不能架設出一個在家裡的多重自動備份儲存空間嗎？」
「花一點錢去買台現成的設備，不是不用太多設定就可以滿足同步檔案的需求？」

是的，在這一點上來看，雲端如果只是把原本存在單機硬碟裡的檔案，搬移到線上空間去儲存；雲端如果只是把原本單機安裝的軟體，變成線上工具；那麼雲端似乎就不過是另外一顆硬碟、另外一個軟體，或許是一個免費替代工具，但和原本的工作方法不是沒有什麼不同嗎？

當然，真正的雲端意義，遠不止於此。

★雲端不是儲存，而是改造行動的流程！
一、雲端，是一種外包服務
前面提到的，像是自己做一個自動備份的系統、購買一台可以備份同步的主機，或是設定好遠端網路連線，並且後續持續維護這台在家中的機器。這些動作，確實都可以自己在家裡就打造出一個個人私有雲，也會有一部分人需要這樣的功能。

那麼雲端是什麼，雲端就是另外一端有一個團隊幫你把上面所有事情都做好，你只要享受這個最後產生的結果：檔案自動備份、檔案雲端同步即可。

每個人的時間有限，每個人的工作有輕重緩急差別，大多時候「檔案管理」不是我們工作的目的，只是一個必要的過程，這時候，我們要花多大的心力在這個過程上？這是個人的取捨。

而如果你想要花更多的時間在工作的執行上，那麼「那個雲端團隊」就可以幫我們處理掉這個麻煩的過程，幫我們自動完成上述那些設定步驟，幫我們後續持續的維護機器的安全、保管、更新。

所以，在這樣的一個例子上，如果要我來說，我認為雲端指的不是那個儲存內容的機器，而是指：
『那一整個幫我們儲存、管理、維護檔案的流程，那個背後的服務機制的運作。』

因為有這樣的幫忙，所以我們可以省去這些麻煩，然後我們可以獲得有效的結果，用更多的時間，去執行工作上其他或許更重要的任務。更簡單生動的說，就是：「找個團隊來幫我完成繁重的工作」，而這個團隊叫做雲端服務。

二、雲端，是一種資料優化
在推薦朋友使用像是Dropbox、Google Drive、Evernote、Google 相簿等以雲端儲存為基礎的服務時，如果深入使用上述服務後，你就會發現，未來的雲端服務絕對不只是一個儲存服務而已，「雲端硬碟」、「儲存空間」、「同步服務」只是基礎配備。

在儲存資料後，「真正的雲端服務」會幫你在雲端進行資料的運算，讓你儲存後的資料自動產生更有效率的用途，本來你自己做起來要花上大量時間的事情，經由雲端服務可以在幾秒鐘、幾分鐘之內完成，這才是雲端服務、聰明工作的意義。

一個很好的例子就是Google 的雲端硬碟，只要透過Google Drive 同步硬碟文件到雲端，這時候Google 就會在雲端上幫你自動索引各種文件檔案的「內容文字」，我只要在Google Drive 網站搜尋關鍵字，就可以找出包含關鍵字內文的檔案。

如果我在電腦硬碟想要自己建立可以搜尋文件檔案內文的索引，我必須佔用自己的時間與精力、電腦的空間與效能，花上不少力氣。但是只要透過Google Drive 自動同步這些文件檔案，那麼所有文件檔案的內文索引就自動在雲端建立完成，這不是讓工作方法更聰明了嗎？

▲無論是Office 的Word、Excel 或簡報檔案，只要同步到Google Drive 雲端硬碟，就可以直接搜尋檔案的內容。

▲Google 的雲端相簿可以自動推測我的需求，產生我的生活日記、旅行影片。

三、雲端，是改變工作的流程
當我們以為雲端只是一個可能免費、愈來愈大的線上儲存空間，或是以為雲端只是一些可以隨意使用的線上工具時，我們就會覺得這和原本的工作方法之間沒有太大區別，只不過換個硬碟，換個軟體而已。

但是如果重新思考雲端的意義，就會發現，雲端工作的本質，是一種工作方法的改變。在這個方法中，我們會：
1.聚焦在核心工作：
因為一些瑣碎的事情可以外包給雲端服務完成了，我們只要獲得需要的結果，然後更快開始我們的工作。

2.獲得更有用的資料：
當雲端服務可以幫助我們分析資料庫後，就能提供我們對於這個資料庫更有組織、更便利的使用方式。

3.一人之力，團隊之效：
而如果雲端服務更進一步，不只分析檔案，更把檔案變成我們可能需要的形式，那麼這時候工作上就像是多了一個祕書一樣，一人之力也可以有團隊之效。

4.連結所有的工作時空：
雲端不是創造了一個新的辦公室空間，而是把任何的時空都變成一個可以解決問題、處理任務的時空，我們有更多機會善用零碎時間完成瑣事，而留下更多提升自己生活的空間。

或者，簡單的說，雲端工作是一種流程，這個流程讓我們隨時處在一個「我準備好了」的狀態，更短的起跑時間，更快的抵達終點，更自由的彈性，更少的整理收尾，於是搭配第一講所說的新工作爆炸時代的正確態度，那麼雲端方法可以讓你更能找到自己的時間主權。

★[教學] 雲端的安全，如何保障？以Google 為例
當你把電子郵件交給Gmail 打理，把行事曆交給Google 日曆，把重要的文件檔案同步到Google 雲端硬碟，又讓Google 儲存你的搜尋瀏覽記錄，甚至可能還將自己的社交通訊錄、對話記錄、私人照片全部讓Google 保管時，難道你午夜夢迴時不會做惡夢擔心自己的「Google 帳號密碼」被入侵？

所以如果你跟我一樣把雲端工作交給Google 打理，那麼理所當然應該要做好關於Google 帳戶的「自我保護」工作。

你不應該輕忽帳號安全設定這件事情，即使多增加一點麻煩，但多一層保障就可以杜絕很多後續可能發生的安全事故危害。只要做好下面五個自我保護的安全設定與習慣，那麼你可以更安心的使用Google 各種服務來完成你的雲端工作。

保護一：定期「一鍵」備份Google 資料
雲端儲存也是一種「備份方法」，但如果增加一個「備份的備份」，那麼就更有保障。進入「Google 帳戶設定」的「資料工具」頁面，你可以透過右方清單裡的「選取要下載的資料」，定期將自己儲存在Google 中的郵件、聯絡人、文件檔案、相片等等資料下載備份到硬碟。

我自己通常幾個月打包下載一次，打包時Google 會雲端運作，你不用待在電腦前去等待操作，只要按下備份下載即可，非常簡單。

Google 帳戶設定資料工具：https://www.google.com/settings/datatools

▲Step1:進入「Google 帳戶設定」，選擇「資料工具」分頁，找到「選取要下載的工具」連結。