【Evernote數位筆記】記事本分類密技 @ 創意市集出版

★如何建立好用記事本？

我的四種筆記分類秘密

●如何開始建立我的第一個記事本分類？
大電：「分類真的是一個大學問，我常常花了一整天的時間想要幫我的筆記重新分類，但很容易用了幾天之後，又覺得好像分類得不是很好，又想要修改。」
Esor：「這和家裡的大掃除不一樣，不要想說我可以花一整天然後創造出完美的分類，因為我們的工作與需求本身就常常變動，如果我們的行動是會改變的，那怎麼可能奢求我們的分類會是固定不變的完美狀態？」
小異：「那麼Esor會建議我們要怎麼開始透過分類整理筆記比較好呢？」
Esor：「事實上，如果你的筆記只有幾百則，而且目標的同質性高，例如你的筆記全部跟工作有關，或是全部跟學習有關，那麼甚至你不需要分類，只要一個記事本就好。因為就像第4課裡說的，你要的資料只要搜尋就能找到。而且搜尋本身就可以是一種彈性分類。」
大電：「可是如果像我的筆記已經破千則，而且經過前面的收集篇教學，我把工作、生活、各種不同專案任務的資料都放在Evernote中，這時候如果不分類，就算搜尋也很有可能找到太多不同領域的不相關資料，所以我才苦惱怎麼分類，並且分類愈來愈多。」
Esor：「那麼，我會建議我們要跟著自己的需求走，有了需求，才一個一個慢慢去建立當下需要的分類記事本，不要一次建完，也不要去設想還沒遇到的需求，並且保持彈性，知道記事本是隨時可以合併、解散、刪除的，只是為了讓我們當下使用方便而存在。

▲如何建立筆記

1.在Evernote電腦版中，我們可以在左方的記事本清單中，點擊右鍵，選擇「建立記事本」。
2.電腦版中，這時候可以決定這個記事本要自動同步，還是要成為單機（不上傳）的記事本。
3.在記事本分類上點擊右鍵，可以幫記事本重新命名。
4.在Evernote行動版中，也可以進入記事本清單新增記事本。
5.行動版新增記事本時預設一定要是同步記事本。

◎什麼是單機記事本？
如果你有不想同步到雲端的筆記，或是你是免費版流量不夠，可以在電腦端建立只保存在這一台電腦上的單機記事本，不過就不會有同步備份等功能。

◎讓記事本依照你想要的方式排序？
你可以在記事本名稱前方加上數字編號，這樣記事本就會依照數字自動排序。

一、專案管理，依據工作、團隊需求建立記事本
知道了如何建立記事本分類後，真正的關鍵字，我們要建立什麼樣的記事本分類？
依據大家不同的需求，可能有不同的作法，這裡我提供自己的方法，給大家一個參考。

我最基本的記事本分類，就是「一個專案」一個記事本，和專案有關的資料就儲存到這個記事本中，這樣分類很清楚，也會帶來幾個好處：

1.從記事本清單裡，我可以看到自己正在同時進行幾個專案。
2.方便獨立的管理不同專案的任務。
3.獨立搜尋專案資料。
4.獨立的排程這個專案的任務時間。
5.可以和專案夥伴共用記事本。

這是最簡單，也是最基本的分類法，因為以「自己目前正在進行的專案」作為核心，和自己的行動需求結合在一起，是最清楚明白的分類方式。

小異：「那麼生活中的一些需求呢？」
Esor：「你也可以把生活裡的需求當做專案來管理，例如一次日本旅行專案，一次搬家專案，一個學習怎麼沖泡咖啡的專案等等。」

二、錦囊妙計，把瑣事依據使用情境地點分類

但是，現實情況下的分類才沒有這麼簡單。

大電：「依據行動中的專案來進行分類，這個我是很清楚了，可是生活裡還有很多雜務，或者不屬於任何專案的小任務，例如回家要去超市採買的東西，辦公室裡要填寫的一份表單資料，這些筆記不屬於任何一個獨立大型的專案，這時候怎麼辦？」
Esor：「我會把這些生活裡瑣碎的，但是數量可能很多，而且也很重要的任務，區分成不同情境的專案。」
小異：「生活的情境？」
Esor：「是的，簡單的說，就是我在哪個地方要做什麼事情的專案。他們不屬於任何特別的大型專案，例如寫一本書，或是學習泡咖啡，但是他們屬於我在辦公室要做的事情、我在家裡要做的事情、我外出要做的事情，我就依據這樣的地點，來區分出擺放這些任務的記事本。」

我會這樣分類，是有「我要怎麼使用」的考量，當分類時，一個一定要去設想的可能性，就是我想要在以後怎麼使用他？

例如我前面說依據工作專案來分類，是因為我設想我會根據專案獨立作業。這邊我提到可以把瑣事依據地點來分類，我設想的是「當我到達什麼地方時」，提供我可以做什麼事情的提醒。

所以我區分了「辦公室的任務」表示我到辦公室後要做的瑣事，「外出的任務」表示我在外面時可能想買想看的東西，這樣我就可以因時制宜，在那個情境地點，打開那個記事本，就像錦囊妙計一樣，告訴我當下可以做什麼。

三、專注當下，用記事本區隔行動任務、資料整理、工作封存
大電：「專案的分類、瑣事的分類，這樣似乎真的涵蓋了我們當下的行動了，可是還是有很多資料、筆記是關於未來要準備的，或是過去已經完成的，這些資料要怎麼辦？」
Esor：「我會建議這些筆記不要和當下行動的筆記混在一起，而可以另外區隔出針對未來需要的資料庫記事本，針對已經完成的任務、瑣事的封存記事本。」

例如我自己就會有幾個生活、工作、部落格任務結案的記事本，專門收納那些已經完成的任務筆記、任務資料，把他們丟到這個結案記事本中，主要是方便以後好查詢，而且區隔開來就不會讓尚未完成、正在進行，與已經完成的筆記混在一起，製造混亂。

另外，我也會建立幾個純粹就是資料性的記事本，例如我在辦公室裡需要的所有行程文件、公司規範資料等等，這些是純資料，但是我在工作上常常需要查詢，不過我不想和行動中的筆記混在一起，所以特別建立了像是「辦公室資料」這樣的記事本，專門存放行政文件。

舉一反三，家裡也有很多這樣的未來查詢需要的資料，例如戶口名簿、家具用品收納等等，他們不是準備執行的任務或夢想，只是要查詢以免忘記的資料，我就建立一個「家裡的資料」這樣的記事本來區隔。

四、其他很重要，不知道要怎麼分類的分類
小異：「這樣分類下來，其實數量也不少哩！」
Esor：「是的，不過這不是一次分好的，而是依據我陸續發現的使用需求，慢慢進行分類，而且我也常常會刪除分類、合併分類，總之我希望分類是一定用得到的。」
大電：「這樣看起來是涵蓋了大多數可能的筆記需求了，有依據行動專案的分類，有依據地點的瑣事分類，有資料庫的分類，也有封存資料的分類。但是，有時候好像還是會有一些不知道要放在哪裡資料，這時候怎麼辦呢？」
Esor：「那就設定一個不知道丟哪裡好的分類記事本，專門把這些雜七雜八，你不知道分類到哪裡，可是又不想刪除的筆記，放到這個其他分類吧！但是要注意的是，千萬不要硬去分類，因為強硬的分類反而讓資料遺失在茫茫的分類海，只有針對自己真正行動需要去做的分類，才會真的被使用。」

例如我就有一個記事本叫做「資料庫」，很單純的名稱，裡面有1000多則筆記，但就是那些我也不知道放在哪裡好，無法放入上面提到的各種和行動、資料、封存有關的分類中，那麼我就全部丟在這個資料庫裡，反而以後要用就可以搜尋得到。