【小編說說話】
無辦公室公司～～～
從字面上解讀，應該是沒有辦公室的公司吧！
這樣的話，他們是怎麼運作呢？
難道～就沒有客戶，想知道～
到底...他們怎麼運作、又或者...
好奇的想要來～好好參觀一下嗎？
這就引來了好奇的點囉！
他們是怎麼開會的啊？
客戶怎麼看他們的呢？
就讓無辦公室公司，為我們解說吧！
【情境一】
客戶：藉由與貴公司開會，順道參觀一下貴公司，如何啊？
公司：為了節省您寶貴時間，還是在您公司開會比較好呢。
真實原由：其實不敢讓人參觀我們公司
下方說明：
「執行長，下次到你們公司開會，順便參觀一下好嗎？」
每次我聽到剛接觸的客戶這樣說，總會有點心虛加頭痛。來我們公司要參觀什麼呢？我們公司一來沒有華麗的裝潢，二來連上班的人都沒有，恐怕來過之後，就會打消和我們合作的念頭了吧？
所以，一般聽到這樣的提議，我總是會很快回覆對方：「剛開始開會還是在你們公司比較好，可以節省你們舟車勞頓的時間，我們也可以藉機多瞭解一下你們公司產品，一舉兩得。」
這個回答聽起來還算有道理，所以通常我這麼說了之後，客戶幾乎就不會勉強要來參觀我們公司了。
等到簽了約，合作一段時間之後，有些客戶也忘了當初想來參觀公司的提議（大公司的窗口通常貴人多忘事），有些客戶則是終於發現，我們公司的運作方式很特別，員工都是在家裡上班。
辦公室根本沒人，自然就不會再提想來參觀的事了。
所以我們公司成立到現在四年左右，合作過的客戶近百家，真的有來過我們辦公室的合作夥伴可說鳳毛麟角吧！
你可能會覺得奇怪，為什麼我不在剛開始拜訪客戶時，就開宗明義自我揭露，我們公司是採用雲端作業，同事全都在家裡上班呢？
沒辦法，雖然現在網路已經進化到了4G時代，但大家對於辦公室的樣貌還是有一定的想像與期許，多數人壓根無法接受一間不像公司的公司，尤其對方是愈大的公司或是遇到政府機關公務人員，就愈沒辦法接受我們的工作型態，可能就像古代人完全無法理解飛機怎麼能在天上飛是一樣的道理。
他們乍聽到我們辦公室沒有人，心裡第一個反應，多半是：
「你們一定是一間剛成立的SOHO小公司，才能把大部份的人力全都外包吧？」
「你們公司一定很沒有制度，真正有組織的公司才不會像這樣亂搞吧？」
心裡雖然不以為然，但嘴巴裡卻還心口不一的笑著說：「老闆在夏天可以省下不少冷氣費用，還真聰明啊！」
於是，最後可能不是因為我們公司過去的績效或執行能力而沒拿到案子，反而是因為對我們公司的運作型態根本不信任，就選擇了別家傳統的行銷公司了。
也因此，後來我才決定，千萬不要在剛開始拜訪客戶時，就把「我們辦公室沒有人」這個大秘密說出來，免得還沒提案就把客戶給嚇跑了。
【情境二】
客戶：什麼？員工是在家裡上班的呀？
公司：對阿！正式簽約後，就明說此情況。
實際運作：如何和我們的客戶開會？
下方說明：
俗話說的好，瞞得了一時，瞞不了一世。
我們公司辦公室沒有人這件事，雖然不會在剛認識客戶時就大肆宣揚，但等到正式開始合作時，總還是難免會曝光。
為什麼呢？因為我們每個客戶都會指定一位專案經理（PM），全權負責這位客戶的網路行銷工作，但也因為我向來用人唯才，根本就不管他／她住在那裡，等到要和客戶開會時，就會發生困難了。
理想的情況是，北部的同事負責北部客戶、中部同事負責中部客戶、南部同事負責南部客戶，但天下哪有這麼剛好的事？
總是免不了會有必需跨區服務的情況發生。
一般來說，我們平均每兩星期和客戶開一次會，如果剛好是由南部同事負責北部的案子，初期或許還可能每兩周上來北部開一次會，但長期來說，長途交通費用事小，每次上來開會就得浪費一整天的時間，實在很不划算。
於是，通常在公司和客戶正式簽約之後，我們就會老實的和客戶招認：其實負責這個案子的PM住在高雄，可否用Skype或電話來開會？
如果真的要面對面討論，最多一個月不超過一次好嗎？
你猜客戶聽到這個安排，會有什麼反應？
暴跳如雷？立刻把合約撕毀？還是含淚忍痛接受？
其實都不是。
通常客戶聽到我們員工是在家裡上班時，剛開始一定都會有點驚訝，但轉念再想一下，只要我們可以把事情做好，人都找得到，在那裡上班應該不是重點。
也拜現在新興的通訊科技所賜，我們會採取一些方法讓客戶增加多一點安全感。例如，只要案子一成立，我們就會先把客戶窗口、負責PM、助理、工程師、我這幾個人加入一個Line群組，從此以後，大家可以隨時用Line來溝通，絕對不用擔心找不到人。
除了Line之外，我們也常會在Facebook上和客戶一起成立一個社團，方便傳輸一些檔案比較大的文件、照片、影片，Facebook比較不像Line那麼干擾，這也是不錯的溝通工具。
當然，我們也不是沒踢到鐵板過，曾經遇到過一個客戶，他們公司不能用FB，也不能用Skype，上班時間還不方便開Line，所以完全無法在線上開會溝通，一定非得面對面不可。
（你可能會想，為什麼這種公司還要做網路行銷？）
最後，我們還是只好指派一個就近的同事來負責這個案子，方便隨時讓客戶找得到人。
或許，客戶一開始會覺得用Skype在線上開會真是太不正式了，但只要試過幾次習慣了之後，會發現用Skype開會除了不能見到面外（我們通常只開聲音，很少會開啟視訊，我才不想讓客戶發現我都只穿著內褲在開會），實在是好處多多。
第一，可以省掉任一方舟車勞頓的時間與辛苦，很經濟實惠。
第二，面對面開會，總是少不了哈啦打屁或寒喧說笑話的時間，在線上開會，可能是因為只聞其聲不見其人，所以多了一點距離感，通常都會很快進入正題，也可以很快的把會開完。
第三，線上開會時，任何人隨時要丟出連結或文件給大家參考都很方便，比起在會議室看投影片，或每個人坐在一圈，卻只埋首於自己的NB要更有效率多了。
第四，線上開會很方便啟動即時錄音，每次會議都更容易留下清楚又完整的記錄。
線上會議的最大缺點就是，因為不是面對面，所以完全看不到彼此的臉部表情，就比較沒辦法互相察顏觀色。
也因此，主持會議的人應該要做好更多的準備，才能處理任何成員突然拋出來的議題。
也因為開會的人可能同時一心多用，所以會議務必要言簡意賅，時間愈短愈好。
▲善用雲端工具、社群服務，有時候溝通不一定要面對面。
【情境三】
提問：大家是如何在線上開列行會議，怎樣流程作業呢？
解說如下：
不是要幫Skype打廣告，不過對於我們這種雲端公司來說，Skype還真是我們不可或缺的工作好幫手。
我知道Google的Hangout也有類似的功能，甚至可以視訊開會，但Hangout的缺點就是會因為頻寬大小而有點不大穩定，而且與會者一開始全都要先申請G+帳號有點麻煩，再加上我們一起在線上開會的人經常超過20人以上，所以Skype還是我們的線上開會首選。
“你沒看錯，我們公司的內部例行會議因為全員都要出席（不論你在那裡，除非請假中），所以經常同時在線上開會的人都有20人以上，此時，聲音的穩定與清晰度就是最重要的關鍵了。”
在還沒分享用Skype開會的過程之前，可以先聊一下我們公司是如何利用例會來追蹤專案的進度。
我們公司在Google雲端硬碟上有一個「專案進度一覽表」，每周在還沒開會前，PM（專案經理）要把自己負責專案的進度寫在上頭，例如：
距離月底的KPI還有多少沒達成？
最近在舉辦那些活動？
有沒有什麼值得拿出來討論的問題或異動事項？
有用過Google雲端硬碟工具的朋友，應該瞭解這種文件有可以多人在線上共同瀏覽或編輯的好處，所以每次開會時，全公司的人會同時進入這個專案進度一覽表，然後每個PM會輪流報告自己的專案進度。
其實開會的意義，主要並不是向我報告，而是讓所有同事也都能瞭解其他專案的情況，可以互相給建議。
當然，如果有需要決議的事項，我在會議當下也會立刻下指令，負責PM就把這些決定立刻寫上去。
這種開會方式最大的好處是，在開會結束後完全不用再有人寫會議記錄，因為所有的討論內容早就即時放在線上一覽表裡了，你一面打字，每個人也都在盯著看，出問題的機率很小，就算有問題也可以隨時修改。
除非有特殊狀況，否則我儘可能每周都會舉行一次線上例會，大部份都在固定時間，例如周一或周二早上10點開始，希望1小時之內可以結束會議。
因為全部的PM都要報告，加上討論的時間，有時很難在1小時內結束，我就會發現大家的精神開始煥散不集中（畢竟全程只聽到聲音沒見到人）；此時，我可能會開始點名。
例如某個PM報告到某個活動，我就會突然問一下另外一個PM的看法，所以如果那個被點到名的人沒反應，就知道他可能剛好正在神遊或是一心多用。
我是不會對神遊的同事做什麼處罰，畢竟會議時間拖太長本來就不是件好事，所以嚴格說起來也不能說是那位同事的錯，只是我就知道要加快速度把會議結束了。
我其實不大確定同事對於每周例會的看法，大家開會的壓力會不會很大？我自己倒覺得是一個很難得的機會，每周可以和大家在線上齊聚一堂，畢竟許多同事都好久沒互相見到面了，能經常聽聽聲音確認彼此還活著也是挺不錯的。
比較有趣的一點是，因為同時多人在線上開會，有時會突然從某人那邊傳來奇怪的聲音。例如隔壁剛好在施工的電鑽聲，或是快遞送東西過來的喊門聲；最監介的是爸爸或媽媽不知道他正在開會，突然從旁邊冒出一句：小強，記得去倒垃圾喔！衣服記得要洗喔！其他同事在線上聽到之後，可能就會忍不住大笑了出來。
其實只要有Skype這個工具，線上開會在技術上根本沒什麼門檻，同事只要找到可以上網、方便講話的地方都可以開會，只要求背景聲音不要太吵就好，當然，像圖書館那種太安靜不方便講話的地方也不行。
基本上，我這個會議主持人根本不在意你人在那裡一起開會，只要有出席、有報告就好，所以也曾經有同事一面在國外旅遊，一面「更遠距」在線上和我們開會的記錄，不用擠在一個會議室，應該感覺會更自由吧！
本文出自：《我們辦公室沒有人！管理大解放，自由工作團隊如何創造更高績效》
作者：權自強
出版社：
、PCuSER電腦人文化
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