達人的經驗談

分享者:拆組達人
主題:用Google日曆畫進度甘特圖

許多和專案管理工作有關的人都會接觸到甘特圖,但大多數人的需求只是要將工作項目作一個排序與管制,相信這些人和拆組達人一樣有個大困擾,就是找不到簡單好用的甘特圖繪製軟體。

常見的甘特圖軟體,不是程式設定太過複雜,就是在排版輸出上不好調整,幸好拆組達人平日工作上所需求的工期進度表比較簡單。

而Google 日曆設定活動後是以桿狀方式顯示,甘特圖又稱為桿狀圖,因此拆組達人想到可以藉由Google 日曆的行事曆功能,達成甘特圖「類似概念」的任務排程與管制的效果!

而且Google 日曆的具有分享與通知功能,可以藉此讓同事們知曉現今工程的進度狀況,若有工程期程更動亦會同步更新與通知,不用再一一通知,十分的方便。

★關鍵一
首先從 Google 首頁點選上方的「日曆」。0000001-1  

★關鍵二
在左方點選「我的日曆」中的「建立新日曆」。0000001-2  

★關鍵三
將日曆名稱填入「林口辦公室工程進度」,說明欄位填入「林口辦公室裝修工程」,地點欄位填入「新北市林口區文化二路」,並在「與指定人士共用」欄位中填入同事的Gmail ,使同事們能看到這個日曆,再點選右方「新增人士」按鈕新增,完成後點選下方的「建立日曆」。0000001-3  

★關鍵四
首先點上面「月」,將日曆切換成以月來顯示。0000001-4  

★關鍵五
點選欲建立工項的第一天,在「事項」中填寫「拆除工程」後按「編輯活動」。0000001-5  

★關鍵六
選取該工程結束的日期,如4月2日。0000001-6  

★關鍵七
在地點欄位填入「林口文化二路」,說明欄位填入「辦公室天花板及隔間拆除」。0000001-7  

★關鍵八
在「新增邀請對象」中增入同事們的Gmail 後按「新增」。0000001-8  

★關鍵九
點選下方「活動顏色」更換在日曆上的標示顏色,以資區別。0000001-9  

★關鍵十
檢查一下相關內容設定沒有問題後按「儲存」。0000001-10  

★關鍵十一
在上一步按下儲存後會跳出這個確認視窗,我們可點選「傳送」通知同事們。0000001-11  

★關鍵十二
在設定完成後,就可以在日曆畫面上看到「拆除工程」這項工作「桿狀條」。0000001-12  

★關鍵十三
重覆1~12項步驟,將其他工程項目建立至日曆當中,看這樣的桿狀條列,是不是與傳統的甘特圖有異曲同工之妙啊!0000001-13


本文出自:《Google教我的101個工作最佳化:效率第一名的數位工作實踐法

2AB917                                                 

作者:部落格站長群

出版社:創意市集logo2.jpg、PCuSER電腦人文化


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