【小編說說話】

無辦公室公司~~~
從字面上解讀,應該是沒有辦公室的公司吧!
這樣的話,他們是怎麼運作呢?
難道~就沒有客戶,想知道~
到底...他們怎麼運作、又或者...
好奇的想要來~好好參觀一下嗎?
這就引來了好奇的點囉!
他們是怎麼開會的啊?
客戶怎麼看他們的呢?
就讓無辦公室公司,為我們解說吧!

【情境一】

客戶:藉由與貴公司開會,順道參觀一下貴公司,如何啊?

公司:為了節省您寶貴時間,還是在您公司開會比較好呢。

真實原由:其實不敢讓人參觀我們公司

下方說明:

「執行長,下次到你們公司開會,順便參觀一下好嗎?」

每次我聽到剛接觸的客戶這樣說,總會有點心虛加頭痛。來我們公司要參觀什麼呢?我們公司一來沒有華麗的裝潢,二來連上班的人都沒有,恐怕來過之後,就會打消和我們合作的念頭了吧?

所以,一般聽到這樣的提議,我總是會很快回覆對方:「剛開始開會還是在你們公司比較好,可以節省你們舟車勞頓的時間,我們也可以藉機多瞭解一下你們公司產品,一舉兩得。」

這個回答聽起來還算有道理,所以通常我這麼說了之後,客戶幾乎就不會勉強要來參觀我們公司了。

等到簽了約,合作一段時間之後,有些客戶也忘了當初想來參觀公司的提議(大公司的窗口通常貴人多忘事),有些客戶則是終於發現,我們公司的運作方式很特別,員工都是在家裡上班。

辦公室根本沒人,自然就不會再提想來參觀的事了。

所以我們公司成立到現在四年左右,合作過的客戶近百家,真的有來過我們辦公室的合作夥伴可說鳳毛麟角吧!

你可能會覺得奇怪,為什麼我不在剛開始拜訪客戶時,就開宗明義自我揭露,我們公司是採用雲端作業,同事全都在家裡上班呢?

沒辦法,雖然現在網路已經進化到了4G時代,但大家對於辦公室的樣貌還是有一定的想像與期許,多數人壓根無法接受一間不像公司的公司,尤其對方是愈大的公司或是遇到政府機關公務人員,就愈沒辦法接受我們的工作型態,可能就像古代人完全無法理解飛機怎麼能在天上飛是一樣的道理。

他們乍聽到我們辦公室沒有人,心裡第一個反應,多半是:

「你們一定是一間剛成立的SOHO小公司,才能把大部份的人力全都外包吧?」

「你們公司一定很沒有制度,真正有組織的公司才不會像這樣亂搞吧?」

心裡雖然不以為然,但嘴巴裡卻還心口不一的笑著說:「老闆在夏天可以省下不少冷氣費用,還真聰明啊!」

於是,最後可能不是因為我們公司過去的績效或執行能力而沒拿到案子,反而是因為對我們公司的運作型態根本不信任,就選擇了別家傳統的行銷公司了。

也因此,後來我才決定,千萬不要在剛開始拜訪客戶時,就把「我們辦公室沒有人」這個大秘密說出來,免得還沒提案就把客戶給嚇跑了。


 

【情境二】

客戶:什麼?員工是在家裡上班的呀?

公司:對阿!正式簽約後,就明說此情況。

實際運作:如何和我們的客戶開會?

下方說明:

俗話說的好,瞞得了一時,瞞不了一世。

我們公司辦公室沒有人這件事,雖然不會在剛認識客戶時就大肆宣揚,但等到正式開始合作時,總還是難免會曝光。

為什麼呢?因為我們每個客戶都會指定一位專案經理(PM),全權負責這位客戶的網路行銷工作,但也因為我向來用人唯才,根本就不管他/她住在那裡,等到要和客戶開會時,就會發生困難了。

理想的情況是,北部的同事負責北部客戶、中部同事負責中部客戶、南部同事負責南部客戶,但天下哪有這麼剛好的事?

總是免不了會有必需跨區服務的情況發生。

一般來說,我們平均每兩星期和客戶開一次會,如果剛好是由南部同事負責北部的案子,初期或許還可能每兩周上來北部開一次會,但長期來說,長途交通費用事小,每次上來開會就得浪費一整天的時間,實在很不划算。

於是,通常在公司和客戶正式簽約之後,我們就會老實的和客戶招認:其實負責這個案子的PM住在高雄,可否用Skype或電話來開會?

如果真的要面對面討論,最多一個月不超過一次好嗎?

你猜客戶聽到這個安排,會有什麼反應?

暴跳如雷?立刻把合約撕毀?還是含淚忍痛接受?

其實都不是。

通常客戶聽到我們員工是在家裡上班時,剛開始一定都會有點驚訝,但轉念再想一下,只要我們可以把事情做好,人都找得到,在那裡上班應該不是重點。

也拜現在新興的通訊科技所賜,我們會採取一些方法讓客戶增加多一點安全感。例如,只要案子一成立,我們就會先把客戶窗口、負責PM、助理、工程師、我這幾個人加入一個Line群組,從此以後,大家可以隨時用Line來溝通,絕對不用擔心找不到人。

除了Line之外,我們也常會在Facebook上和客戶一起成立一個社團,方便傳輸一些檔案比較大的文件、照片、影片,Facebook比較不像Line那麼干擾,這也是不錯的溝通工具。

當然,我們也不是沒踢到鐵板過,曾經遇到過一個客戶,他們公司不能用FB,也不能用Skype,上班時間還不方便開Line,所以完全無法在線上開會溝通,一定非得面對面不可。

(你可能會想,為什麼這種公司還要做網路行銷?)

最後,我們還是只好指派一個就近的同事來負責這個案子,方便隨時讓客戶找得到人。

或許,客戶一開始會覺得用Skype在線上開會真是太不正式了,但只要試過幾次習慣了之後,會發現用Skype開會除了不能見到面外(我們通常只開聲音,很少會開啟視訊,我才不想讓客戶發現我都只穿著內褲在開會),實在是好處多多。

第一,可以省掉任一方舟車勞頓的時間與辛苦,很經濟實惠。

第二,面對面開會,總是少不了哈啦打屁或寒喧說笑話的時間,在線上開會,可能是因為只聞其聲不見其人,所以多了一點距離感,通常都會很快進入正題,也可以很快的把會開完。

第三,線上開會時,任何人隨時要丟出連結或文件給大家參考都很方便,比起在會議室看投影片,或每個人坐在一圈,卻只埋首於自己的NB要更有效率多了。

第四,線上開會很方便啟動即時錄音,每次會議都更容易留下清楚又完整的記錄。

線上會議的最大缺點就是,因為不是面對面,所以完全看不到彼此的臉部表情,就比較沒辦法互相察顏觀色。

也因此,主持會議的人應該要做好更多的準備,才能處理任何成員突然拋出來的議題。

也因為開會的人可能同時一心多用,所以會議務必要言簡意賅,時間愈短愈好。

03-1.jpg  ▲善用雲端工具、社群服務,有時候溝通不一定要面對面。

 


 

【情境三】

提問:大家是如何在線上開列行會議,怎樣流程作業呢?

解說如下:

不是要幫Skype打廣告,不過對於我們這種雲端公司來說,Skype還真是我們不可或缺的工作好幫手。

我知道Google的Hangout也有類似的功能,甚至可以視訊開會,但Hangout的缺點就是會因為頻寬大小而有點不大穩定,而且與會者一開始全都要先申請G+帳號有點麻煩,再加上我們一起在線上開會的人經常超過20人以上,所以Skype還是我們的線上開會首選。

“你沒看錯,我們公司的內部例行會議因為全員都要出席(不論你在那裡,除非請假中),所以經常同時在線上開會的人都有20人以上,此時,聲音的穩定與清晰度就是最重要的關鍵了。”

在還沒分享用Skype開會的過程之前,可以先聊一下我們公司是如何利用例會來追蹤專案的進度。

我們公司在Google雲端硬碟上有一個「專案進度一覽表」,每周在還沒開會前,PM(專案經理)要把自己負責專案的進度寫在上頭,例如:

距離月底的KPI還有多少沒達成?

最近在舉辦那些活動?

有沒有什麼值得拿出來討論的問題或異動事項?

有用過Google雲端硬碟工具的朋友,應該瞭解這種文件有可以多人在線上共同瀏覽或編輯的好處,所以每次開會時,全公司的人會同時進入這個專案進度一覽表,然後每個PM會輪流報告自己的專案進度。

其實開會的意義,主要並不是向我報告,而是讓所有同事也都能瞭解其他專案的情況,可以互相給建議。

當然,如果有需要決議的事項,我在會議當下也會立刻下指令,負責PM就把這些決定立刻寫上去。

這種開會方式最大的好處是,在開會結束後完全不用再有人寫會議記錄,因為所有的討論內容早就即時放在線上一覽表裡了,你一面打字,每個人也都在盯著看,出問題的機率很小,就算有問題也可以隨時修改。

除非有特殊狀況,否則我儘可能每周都會舉行一次線上例會,大部份都在固定時間,例如周一或周二早上10點開始,希望1小時之內可以結束會議。

因為全部的PM都要報告,加上討論的時間,有時很難在1小時內結束,我就會發現大家的精神開始煥散不集中(畢竟全程只聽到聲音沒見到人);此時,我可能會開始點名。

例如某個PM報告到某個活動,我就會突然問一下另外一個PM的看法,所以如果那個被點到名的人沒反應,就知道他可能剛好正在神遊或是一心多用。

我是不會對神遊的同事做什麼處罰,畢竟會議時間拖太長本來就不是件好事,所以嚴格說起來也不能說是那位同事的錯,只是我就知道要加快速度把會議結束了。

我其實不大確定同事對於每周例會的看法,大家開會的壓力會不會很大?我自己倒覺得是一個很難得的機會,每周可以和大家在線上齊聚一堂,畢竟許多同事都好久沒互相見到面了,能經常聽聽聲音確認彼此還活著也是挺不錯的。

比較有趣的一點是,因為同時多人在線上開會,有時會突然從某人那邊傳來奇怪的聲音。例如隔壁剛好在施工的電鑽聲,或是快遞送東西過來的喊門聲;最監介的是爸爸或媽媽不知道他正在開會,突然從旁邊冒出一句:小強,記得去倒垃圾喔!衣服記得要洗喔!其他同事在線上聽到之後,可能就會忍不住大笑了出來。

其實只要有Skype這個工具,線上開會在技術上根本沒什麼門檻,同事只要找到可以上網、方便講話的地方都可以開會,只要求背景聲音不要太吵就好,當然,像圖書館那種太安靜不方便講話的地方也不行。

基本上,我這個會議主持人根本不在意你人在那裡一起開會,只要有出席、有報告就好,所以也曾經有同事一面在國外旅遊,一面「更遠距」在線上和我們開會的記錄,不用擠在一個會議室,應該感覺會更自由吧! 


本文出自:《我們辦公室沒有人!管理大解放,自由工作團隊如何創造更高績效

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作者:權自強

出版社:創意市集logo2.jpg、PCuSER電腦人文化


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