在個人資訊管理（PIM）的範疇中，「行事曆」可以說是不可或缺的一環，像是排定會議時間、或是與其他人相約面會，透過行事曆來管理，可以讓我們免去不了因為忘記重要約會而影響工作的麻煩。
不過有的時候，行事曆上的工作排程，除了提醒自己，也需要通知其他有關的人，這時候在排定約會的同時，最好也要透過e-Mail來發佈邀請，來同步確認其他人的時間。
過去在進行約會邀請時，我們都得透過Google日曆，設定好事件之後，再輸入要聯繫的e-Mail清單，不過在後來改版的新版GMail中，就直接內建了「插入邀請資訊」的功能，透過這個功能，我們可以直接在GMail中設定好要邀請其他人確認的相關資訊，包括活動主旨、時間、地點與說明。
當然，這個功能也同時可以整合到Google日曆中，甚至還支援了自訂日曆分類的功能，使用上更為便利。
★關鍵一
在GMail的新增郵件功能中，我們可以在「附加檔案」的欄位旁，找到「插入：邀請」的按鈕，讓我們直接開啟「約會邀請」的功能。
★關鍵二
在啟動功能後，會彈出一個設定約會內容的對話框，我們可以填入約會事項的主旨、約會起迄的時間、參與者、會議地點以及說明等資訊。
同時我們也可以選擇要將這一則約會，歸類至特定的日曆標籤中，以方便查詢。
★關鍵三
將約會邀請的資訊設定完成後，就會自動在信件中列出摘要，我們可以在另外設定好信件主旨與內文後，輕鬆將約會邀請的資訊發送給指定的聯絡人。
★關鍵四
發出的約會邀請，這時候也會自動將相關資訊登錄在我們的Google日曆中，完全不需要另外手動輸入了，是不是非常方便呢？
本文出自：《Google教我的101個工作最佳化：效率第一名的數位工作實踐法》
作者：部落格站長群
出版社：
、PCuSER電腦人文化
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