適當文件數位化，易保存、不占空間、好處多多呢！ @ 創意市集出版

★萬用手帳與桌曆數位化的好處
為了做好手邊的工作，相信不少人都會準備個萬用記事本、行事曆或是筆記本，甚至是更老派工作者愛用的桌曆，即便現在智慧型手機已有前衛的筆記、行事曆軟體，但實際上我還是認為，重要的工作用手與筆寫下來，不僅工作踏實、也能時時追蹤回溯類似專案的工作資料。

以行事曆來說，我就有習慣使用萬用記事本上的月行事曆規劃較大的專案時程，專案結束時這些資料也就沒多大用處，習慣會將這些紙張與專案文件一同數位化保存，也可把記事本的紙頁汰舊換新，迎接新的工作任務。

而工作紀錄數位化是挺方便的，若是進行了近似的專案主題，在開新案時也可把舊專案規劃找出來參照，此時若有電子文件記錄這些資料，就不用從無到有重新構思與規劃，處理效能自然可以增快不少。

另使用桌曆或是紀錄重要電話通聯資訊的小筆記本，常常會記錄重要聯絡窗口的要求、聯繫電話、工作進度追蹤等，建議也可定時把這些文件數位化成PDF 後，再將紙本文件銷毀回收，避免重要工作資訊外流，又可減少占用辦公桌空間。

★把亂貼的便利貼數位化的好處
我們在行事曆也會用到3M Post it便利貼，這種便利貼也是可以數位化保存，但須注意若使用饋紙式掃描器要避免便利貼的黏膠沾到滾輪造成卡紙，我會用手機處理便利貼這類小紙頭文件的數位化需求。另參加不同會議、工作需求，我也習慣準備空白筆記本，用來構思工作任務和相關規劃時也相當好用，當筆記本用完了千萬別扔掉、但也不要留著佔據寶貴桌面空間，切割成單頁筆記製作成數位文件保存為佳。