★用協同合作減少繁雜郵件
很多人常常問我，有沒有什麼整理郵件的好方法？這裡面有時候可能會產生一個誤會：我收到非常多郵件，但我有很好的郵件整理方法，所以我不怕這些大量郵件，可以保持效率。
這中間的錯誤之處在於，每天收到很多郵件並非值得炫耀的事情，與其事後整理，我們更應該追求：
「一開始就不要收發那麼多郵件」
也就是從一開始，我們本來就可以運用很多其他方法、工具，讓我們不需要一直收發電子郵件才能溝通！
電子郵件在很多時候並非最佳溝通方式，但如果這時我們還是繼續以郵件溝通，那我們不僅要耗費功夫整理大量郵件，事實上郵件整理得再好，用郵件溝通起來本身就是相對沒效率。
例如哪些時候其實我們不需要用電子郵件溝通，可以改用其他工具溝通會更加有效率呢？
★清空收件匣之前，從根本處減少你收發的電子郵件數量
一、用私社群討論串取代用郵件對話與通知
現在Facebook 有私密的社團功能，Google+ 也有私密的社交圈設定，在這兩大社群服務中，只要開一個討論串，就能邀請團隊夥伴直接留言互動討論。
如果你的目的不是重要文件檔案的往返，而是「真的只是要對話、討論、聊天、通知」，尤其是「要同時與多個人討論」，那麼不需要用到電子郵件，現在的Facebook 社團、Google+ 私密社交圈會是更好的溝通方式。
把電子郵件空間留給更重要的工作處理。
二、用Google Docs 取代用郵件確認資料內容
開完會後大家要交換會議記錄，或是工作伙伴之間要交換文件檔案，甚至是團隊之間要彼此確認各種內容與進度，這時候如果用電子郵件：
1.不僅會產生非常繁複的收發數量。
2.而且很難彼此保持「共同的最新正確版本」內容。
3.保存備份最終檔案不易。
但如果會議記錄大家透過「同一個Google 文件」即時線上編修呢？
雲端文書服務的優點，在於同一份文件在線上多人協同編輯，大家編修的是唯一一份的共同檔案，解決了版本不同步的問題，也解決了備份最終確定版本的問題，而且，更重要的是：
你不需要再用電子郵件不斷往返確認、寄送資料了。
三、用雲端硬碟取代用郵件交換檔案
這一點其實基本精神和第二點相同，只是因為檔案分享是一個大家常常用郵件解決的問題，所以再獨立出來強調。
在一個團隊裡面，如果需要分享一個共同檔案給所有夥伴，用電子郵件寄送後，後續如果有人遺失檔案，那麼還要再寄送一次給他，如果後續這個檔案有最新版本修改，又要再寄送一次。
而如果使用Google Drive 的話，假設團隊成員都擁有一個彼此共享的Google Drive檔案資料夾，與工作相關的重要共通檔案都在上面，那麼不管是有人需要找出某個檔案，或是需要派送最新版本檔案，都只要直接去雲端硬碟裡解決，省下很多用郵件往返寄送檔案的功夫。
四、不是訊息量減少，而是溝通路徑縮短
如果你想得更透徹，就會發現，咦？經過上面的步驟，但我「需要處理」的訊息量並沒有減少，只是從電子郵件「轉嫁」到其他地方而已不是嗎？
是的！確實是如此。
但正是因為電子郵件其實「不適合」處理即時資訊、內容編修、檔案交換、協同工作、新聞分享，以前因為沒有其他工具，只好用電子郵件，但現在我們可以簡單獲得很多新的工具來解決上述問題。
所以當遇到上述的情況，如果我們改掉繼續用電子郵件解決的方法，換成用其他工具解決，透過「減少那些現在已經沒有必要的電子郵件數量」，來讓自己不管在整理收件匣，還是處理其他工作上都更加的有效率。
★不要再夾帶附檔來寄信了！
以前我們要從電子郵件傳送檔案給對方，就會使用夾帶附件的功能，但是這個夾帶檔案的動作通常有一些限制：
1.信箱有檔案大小的傳送限制。
2.寄信後如果檔案更新，需要重新寄信傳新檔。
這就可能出現一些尷尬的情況，例如為了傳送一個大檔案，切割成好幾封郵件。或是為了更新檔案，連續傳送好幾封郵件要對方重新下載覆蓋舊檔。
但是這些工作上的麻煩步驟，其實都可以依靠雲端硬碟的協同合作功能來解決。
以Gmail和Google雲端硬碟的連動來看，在Gmail中我們可以直接插入在Google Drive儲存的檔案，這時候就帶來一些優點：
1.插入的檔案沒有郵件傳送大小的限制（因為對方後續是連上雲端硬碟下載）。
2.檔案更新時，對方從下載連結、共享文件裡，也會即時看到更新。
減少溝通的傳遞路徑與次數，就能大幅增加你的效率。
★使用雲端傳檔最佳方法
▲使用步驟1：
■在Gmail撰寫新郵件的畫面下方，可以選擇透過「雲端硬碟」來插入檔案。
▲使用步驟2：
■這時候你可以上傳大檔案到雲端硬碟進行傳送，或是直接插入已經在Google Drive裡的檔案。
▲使用步驟3：
■寄信時，會詢問你是否要把附件裡的檔案與收件人共享，將Google 雲端硬碟的檔案分享給對方共用，後續直接在文件上合作編輯、即時下載，這比還要用電子郵件重複溝通，要方便太多了。
本文出自：《這些Google幫我做好的事：用Google思維重建10倍速工作流程》
作者：電腦玩物站長，異塵行者（esor huang）
出版社：
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