A4之所以能夠漸趨普及，原因到底是什麼呢？並不只是因為業務上的方便而符合國際標準而已。這一點，從雜誌也漸漸變成A4規格，就能清楚得知。因此，應該還有其他的理由。我認為，關鍵在於人類雙眼的機制。人類的視野範圍：人類的眼睛有其視野存在，也就是可見範圍之限制。我認為最能有效利用這種視野大小的紙張，就是A4。
現在，各位讀者不妨一起來測試自己的視野有多大吧！請伸出雙手的食指，在視野中心並排，然後在不轉動眼珠的狀況下，把雙手漸漸拉開，拉開直到某個程度，你就看不到手指了。直到那個邊界為止的範圍，就是你的視野。雖然會有個人差異，但一般來說，人類的視野單眼約為一百六十度，雙眼約為兩百度左右。可是，這種一般所謂的視野，也包括只能隱約看到的範圍在內。請和剛才一樣，再一次把雙手食指伸到視野中心。這次請看著食指的指甲，請好好看清楚食指的形狀與顏色，然後和剛才一樣漸漸拉開雙手。拉開直到某個程度，手指的形狀與顏色應該會變得看不清楚、隱隱約約的了。那個位置大概在哪裡呢？大多數人在雙手食指相距三十公分時，視野就會變得模糊了。
人類的視野有兩種類型，一種是所謂的一般視野，另一種則是中心視野（可用視野）。一般視野的範圍，其實連只能隱約看到的部分也包括在內；另一方面，中心視野則是形狀與顏色都能清楚看到的範圍。剛才各位讀者也親自進行實驗，是否因為手指的指甲與顏色可清楚看到的範圍很窄而感到訝異呢？雖然存在個人差距，但雙眼的中心視野大約只有二十度左右，眼睛閱讀文件或書籍的距離約為二十度，也就是大約不到三十公分。這樣的大小，剛好和A4用紙的長邊大致相同。
這就是為什麼，A4是一次可輸入資訊的最大規格。
大腦在略覽下能掌握的限制
另外，人類的大腦基本上無法一次性很快地看太多東西並加以比較，這一點，我稱為「大腦在略覽下能掌握的限制」。
舉個簡單的例子，請在桌上隨意擺放數枚硬幣，如果只看一眼的話，你一次可以準確看出最多幾枚硬幣呢？大多數人應該都是七（加減二）個吧，也就是從五個到九個為止。如果是我的話，一眼只能看到六個為止。一看就知道是九個硬幣的人，少之又少，如果不清楚確切數目的話，通常只好「1、2、3……」依序數數。雙眼一眼望去，我們能夠在腦中精確掌握的數量，有其限制。
「算盤」就是出於人類大腦這種「略覽下能掌握的限制」而發明出來的用具，據說源自古代美索不達米亞把石頭或骨頭放在地上計算的方式，到了羅馬時代，大致就變成現在這樣的結構了。在算盤框架的中間，有一條橫亙的橫木，區分為上珠、下珠。雖然也有上珠為一顆或兩顆、下珠為四顆或五顆的差異，但跨越時代與地域的區別，都差不多是這樣，這也是因為大腦能在略覽下掌握的範圍有其限制的結果。算盤的算珠如果一個一個去數，這樣就沒意義了，必須要能一看就知道。因此，為了讓使用者一目了然，珠子的變動數最多五顆。如果再多的話，就透過十進位法進一位，或是活用代表「5」的上珠。
像這樣，算盤不只是用來顯示數目而已，也藉由移動珠子進行加減乘除的計算，並讓我們一看就能理解計算結果。從這一點來看，算盤可以算是彌補我們「大腦能粗略掌握之限制」，有效進行快速計算的工具。
再舉一個例子來說明「大腦在略覽下能掌握的限制」，即為比硬幣和算盤還更易於辨識的對象──組織裡每個人可管理的部下人數。在管理學中，有個稱為「控制幅度」（span of control）的原則：每位主管能夠有效管理的部屬人數，約為五至六人左右。一旦超過這個人數，就會無法掌握部屬目前正在進行什麼工作，或是決定分派什麼工作給他最適合，組織就會變得沒有效率。
還有，再舉一個商業上的例子。聽說全球知名顧問公司麥肯錫內部經常會講到這個原則，「任何事情都要分成三項說明」。「3」是神奇數字，不管你問麥肯錫的顧問再怎麼複雜的問題，據說他們開口都會先回答「原因有三，……」，這是為了在碰到什麼課題時，迅速把它結構化為三項要素來說明。換言之，就是「一個問題如果無法以三項要素來說明，就表示結構化得不夠」吧！再怎麼困難的課題，只要能結構化成為三項要素來說明，就能夠理解。麥肯錫的這種說法，也是出於「大腦在略覽下能夠掌握的限制」。
人類的腦就像這樣，粗覽下能掌握的範圍有限。這樣的限制，源自大腦稱為「前額葉皮質區」（prefrontal cortex）的部位裡一種叫「工作記憶」（working memory）的功能之限制。請把它想成作業台，人類腦子裡的作業台有其限制，以數字來表示的話就是「五加減二」（麥肯錫是再把它減少到三）。多於這個範圍的話，作業台就無法在略覽下掌握，就會分辨不出哪個好、哪個壞了。說起來，人類一次能夠處理的，其實只有很單純的事情而已。
A4就很夠了
在紙上表示「五加減二」件的事情，需要用到這麼大的紙張嗎？其實，只要A4就很足夠了。如果是A3的話，可能就太大張了。我想，應該很多人都看過A3的資料吧！公家機關、日系顧問公司或廣告代理公司，現在仍經常看得到A3。一旦拿到A3的資料，也會不知道該從何看起才好。A4的資料只要大略瀏覽，就能理解內容；但A3的資料幾乎都是不聽別人說明，就難以理解其內容，連自行讀懂它的力氣都沒有。而且，A3的紙張雖然只是A4面積的兩倍，花五分鐘就可以完成A4資料的說明，但A3資料有時卻要耗費將近一個小時才能完成說明。對一般人而言，A3的資料內容太複雜，很難在略覽之下就一次弄懂。
像這樣，我認為一次輸入大腦的最大且最充足資訊量，A4紙張的大小最為合適。此外，不僅用在輸入到自己腦中而已，在產出資訊時也相當有效。無論是要拿給別人看也好，或是自己要在別的場合再次將產出結果轉為輸入也罷，A4格式對於略覽掌握重點、決定優先順序或優劣，極有幫助。
本文出自：《改變你一生的成功法則－神奇的A4思考術》
作者：三木雄信
譯者：簡大為
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